Đồng chí Phạm Quang Minh - Ủy viên BCH Đảng bộ Cơ quan Tổng công ty, Trưởng phòng Kinh doanh và Quản lý nhà kiêm Giám đốc Xí nghiệp Quản lý và Dịch vụ đô thị trình bày tham luận tại Đại hội
Thực hiện mục tiêu đề ra của Đại hội Đảng bộ Tổng công ty lần thứ IV, trong những năm qua, Công ty Mẹ - Tổng công ty và nhiều đơn vị thành viên đã chú trọng thực hiện đầu tư tạo lập quỹ bất động sản cho thuê trên cơ sở nhiều dự án, công trình hiện có và phát triển mới từ các địa điểm đất, trụ sở làm việc của các đơn vị.
Việc khai thác hiệu quả quỹ bất động sản cho thuê góp phần tạo nguồn doanh thu ổn định, đảm bảo sự phát triển bền vững cho các đơn vị. Tuy nhiên, trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, thị trường bất động sản cũng đang khởi sắc với nguồn cung về bất động sản cho thuê văn phòng là khá lớn. Do đó, sự cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản cho thuê ngày càng gay gắt, đòi hỏi các đơn vị muốn có hiệu quả tốt thì phải đưa ra thị trường được các sản phẩm có chất lượng tốt, vị trí thuận lợi, chính sách giá linh hoạt và có chiến lược marketing phù hợp. Bên cạnh đó, do đặc thù bất động sản cho thuê là tài sản của chủ đầu tư trong suốt quá trình khai thác dự án nên việc quản lý vận hành sau đầu tư đóng một vai trò hết sức quan trọng quyết định đến sự thành công của dự án và thu hút khách thuê.
Tại tòa nhà Handico Tower (đường Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội) là tòa nhà văn phòng cho thuê có quy mô: cao 38 tầng (bao gồm 33 tầng cho thuê văn phòng - thương mại - nhà hàng - phòng hội nghị, hội thảo đạt tiêu chuẩn quốc tế, 5 tầng kỹ thuật và 2 tầng hầm mở rộng) với tổng diện tích sàn kinh doanh cho thuê đạt gần 30.000 m2. Thiết kế kiến trúc hiện đại nổi bật, công năng sử dụng hợp lý, diện tích sàn cho thuê linh hoạt đi kèm các trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Ngay từ khi tòa nhà được Công ty Mẹ - Tổng công ty đưa vào khai thác từ tháng 01/2016 được sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Tổng công ty, phòng Kinh doanh và Quản lý nhà đã tập trung tham mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty phương án giá cho thuê, phân chia mặt bằng thuê, phương án marketing, tìm kiếm khách thuê, đàm phán hợp đồng thuê… và đặc biệt là lựa chọn đơn vị Quản lý vận hành chuyên nghiệp (Công ty PMC) để giúp chủ đầu tư tiếp quản, vận hành các hạng mục kỹ thuật của tòa nhà cũng như xây dựng các quy trình quản lý vận hành chuyên nghiệp.
Do đó, chỉ sau một thời gian ngắn tòa nhà đã nhanh chóng lấp đầy các diện tích thuê với các khách hàng là các tập đoàn, Tổng công ty lớn trong và ngoài nước có thương hiệu quốc tế lựa chọn thuê với diện tích lớn như: Trung tâm thể dục thể thao California, Tổng công ty Thăng Long, Tập đoàn Mitsubishi, Xingfa, VNPT, VPF, thương hiệu cà phê Highlands Coffee,...
Việc khai thác hiệu quả quỹ bất động sản cho thuê góp phần tạo nguồn doanh thu ổn định, đảm bảo sự phát triển bền vững cho các đơn vị. Tuy nhiên, trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, thị trường bất động sản cũng đang khởi sắc với nguồn cung về bất động sản cho thuê văn phòng là khá lớn. Do đó, sự cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản cho thuê ngày càng gay gắt, đòi hỏi các đơn vị muốn có hiệu quả tốt thì phải đưa ra thị trường được các sản phẩm có chất lượng tốt, vị trí thuận lợi, chính sách giá linh hoạt và có chiến lược marketing phù hợp. Bên cạnh đó, do đặc thù bất động sản cho thuê là tài sản của chủ đầu tư trong suốt quá trình khai thác dự án nên việc quản lý vận hành sau đầu tư đóng một vai trò hết sức quan trọng quyết định đến sự thành công của dự án và thu hút khách thuê.
Tại tòa nhà Handico Tower (đường Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội) là tòa nhà văn phòng cho thuê có quy mô: cao 38 tầng (bao gồm 33 tầng cho thuê văn phòng - thương mại - nhà hàng - phòng hội nghị, hội thảo đạt tiêu chuẩn quốc tế, 5 tầng kỹ thuật và 2 tầng hầm mở rộng) với tổng diện tích sàn kinh doanh cho thuê đạt gần 30.000 m2. Thiết kế kiến trúc hiện đại nổi bật, công năng sử dụng hợp lý, diện tích sàn cho thuê linh hoạt đi kèm các trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế. Ngay từ khi tòa nhà được Công ty Mẹ - Tổng công ty đưa vào khai thác từ tháng 01/2016 được sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Tổng công ty, phòng Kinh doanh và Quản lý nhà đã tập trung tham mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty phương án giá cho thuê, phân chia mặt bằng thuê, phương án marketing, tìm kiếm khách thuê, đàm phán hợp đồng thuê… và đặc biệt là lựa chọn đơn vị Quản lý vận hành chuyên nghiệp (Công ty PMC) để giúp chủ đầu tư tiếp quản, vận hành các hạng mục kỹ thuật của tòa nhà cũng như xây dựng các quy trình quản lý vận hành chuyên nghiệp.
Do đó, chỉ sau một thời gian ngắn tòa nhà đã nhanh chóng lấp đầy các diện tích thuê với các khách hàng là các tập đoàn, Tổng công ty lớn trong và ngoài nước có thương hiệu quốc tế lựa chọn thuê với diện tích lớn như: Trung tâm thể dục thể thao California, Tổng công ty Thăng Long, Tập đoàn Mitsubishi, Xingfa, VNPT, VPF, thương hiệu cà phê Highlands Coffee,...
.jpg)
Tòa nhà văn phòng cho thuê Handico Tower, đường Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Trong suốt thời gian qua, mặc dù thị trường bất động sản cho thuê cạnh tranh gay gắt, các tòa nhà văn phòng xung quanh mọc lên rất nhiều cộng thêm năm 2020, do ảnh hưởng dịch Covid-19 bùng phát khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn. Tuy nhiên với việc linh hoạt trong quá trình đàm phán và việc quản lý vận hành chuyên nghiệp đã tạo được sự tin tưởng, hài lòng của khách hàng nên tòa nhà Handico Tower vẫn giữ được tỷ lệ lấp đầy cao trên 95% với giá thuê không giảm; tòa nhà hoạt động ổn định, an toàn.
Quản lý, vận hành sau đầu tư là công tác quản lý, vận hành các hoạt động của bất động sản; nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của bất động sản diễn ra với chất lượng, an toàn và hiệu quả nhất. Công tác quản lý, vận hành sau đầu tư bao gồm toàn bộ hoặc một số các hoạt động sau: kinh doanh và khai thác bất động sản; vận hành, bảo trì và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật (hệ thống điện nhẹ, hệ thống điện nặng, thang máy, hệ thống HVAC, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống PCCC, hệ thống an ninh…); bảo trì, bảo dưỡng kết cấu, kiến trúc của dự án; đảm bảo an ninh, trật tự; vệ sinh môi trường; quản lý và chăm sóc khách hàng; cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng khác…
Qua quá trình tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Tổng công ty và trực tiếp thực hiện công tác kinh doanh cho thuê bất động sản; Chủ trì, quản lý, giám sát, theo dõi công tác quản lý, vận hành, khai thác dịch vụ sau đầu tư tại các dự án của Tổng công ty, tôi nhận định vai trò công tác quản lý, vận hành sau đầu tư trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản cho thuê là hết sức quan trọng. Hoạt động, quản lý vận hành sau đầu tư tốt góp phần giữ vững, nâng cao uy tín, thương hiệu của đơn vị, góp phần thu hút, giữ ổn định số lượng khách thuê. Khách thuê văn phòng làm việc chủ yếu là các công ty, đơn vị có quy mô khá lớn cả về thương hiệu, danh tiếng trên thị trường. Ngoài ra, các tòa nhà cao cấp cũng là nơi có nhiều người nước ngoài đến làm việc và giao dịch công tác nên công tác quản lý người nước ngoài và cung cấp dịch vụ luôn đòi hỏi ở mức cao.
Ngoài tiền thuê mặt bằng, khách thuê phải thanh toán cho Chủ đầu tư phí dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên. Khoản phí dịch vụ này được tính toán dựa trên cơ sở đáp ứng các chi phí duy trì công tác quản lý vận hành tòa nhà và cung cấp các dịch vụ để đảm bảo cho các văn phòng hoạt động một cách bình thường. Do đó, công tác quản lý, vận hành và cung cấp các dịch vụ cho tòa nhà văn phòng luôn đòi hỏi chất lượng và tính ổn định cao để đáp ứng nhu cầu của khách thuê vì nếu dịch vụ cung cấp cho khách hàng bị gián đoạn hoặc chất lượng dịch vụ không đảm bảo sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động của khách thuê, khi đó chủ đầu tư có thể sẽ phải bồi thường các thiệt hại cho khách hàng theo hợp đồng thuê văn phòng đã ký.
Trong tình hình kinh tế khó khăn và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc tạo sự khác biệt và hướng đến sự hoàn hảo trong dịch vụ là cách duy nhất để tồn tại, phát triển và tạo ấn tượng trong lòng khách hàng. Quản lý, vận hành tòa nhà sẽ là bạn đồng hành với các khách hàng trong suốt thời gian họ làm việc, kinh doanh tại tòa nhà.
Từ việc nắm bắt vai trò của công tác quản lý vận hành, để đảm bảo thu hút được nhiều khách thuê cho các dự án bất động sản cũng như đảm bảo tòa nhà luôn hoạt động ổn định, an toàn, tôi xin đưa ra một số giải pháp để thực hiện tốt công tác quản lý, vận hành như sau:
Một là, lựa chọn đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp. Tại Việt Nam, nghề quản lý vận hành sau đầu tư là nghề khá mới mẻ nên chưa có nhiều cơ sở hay chương trình đào tạo chuyên sâu về công việc quản lý vận hành (ngoại trừ ngành quản lý khách sạn).
Do đó, giai đoạn đầu đối với các tòa nhà có yêu cầu chất lượng, kỹ thuật cao, cần nghiên cứu hướng tổ chức đấu thầu theo quy định để lựa chọn những nhà thầu có năng lực uy tín, thương hiệu, chuyên nghiệp để cung cấp các dịch vụ như: dịch vụ Quản lý vận hành; an ninh; làm sạch; chăm sóc cây xanh; phun diệt côn trùng… Các đơn vị này sẽ cung cấp các giải pháp quản lý, vận hành toàn diện, chuyên nghiệp cho các dự án, tạo môi trường sống và làm việc đạt tiêu chuẩn, mang lại sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng, làm gia tăng giá trị bất động sản cho các đơn vị và từng bước tăng khả năng cạnh tranh, khẳng định thương hiệu của các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản. Sau đó, đơn vị có thể xây dựng bộ máy tiếp nhận chuyển giao lại công nghệ quản lý vận hành để vẫn đảm bảo được sự bài bản chuyên nghiệp mà lại có thể giảm chi phí.
Hai là, Cập nhật công nghệ quản lý vận hành tiến tiến, tăng cường áp dụng khoa học kỹ thuật, chú trọng đào tạo kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động và xây dựng văn hóa riêng của doanh nghiệp vận hành, tạo sự kết dính trong doanh nghiệp và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. Các sản phẩm phần mềm hiện đang được áp dụng rộng rãi như: Phần mềm BMS trong quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, phần mềm Opera, phần mềm Smile trong quản lý, vận hành khách sạn…
Ba là, Thực hiện các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ nhằm nâng cao tuổi thọ trang thiết bị hệ thống đặc biệt là hệ thống PCCC, hạn chế tối đa những trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra, từ đó có thể tiết kiệm được nhiều chi phí khác như chi phí nhân sự, chi phí đầu tư thiết bị mới, chi phí sửa chữa và thay mới thiết bị hỏng do không biết vận hành dẫn đến hư hại. Rà soát, kiểm tra các hạng mục của dự án để có kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, đầu tư bổ sung khi cần thiết để đảm bảo các hạng mục của dự án luôn luôn vận hành tốt, an toàn, hiệu quả và tối ưu.
Bốn là, Chú trọng vào các chương trình tiết kiệm năng lượng và đảm bảo tiêu chuẩn xanh trong quản lý tòa nhà, duy trì và ngày càng nâng cao, phát triển các giá trị cũng như tiện ích tại tòa nhà, mang lại môi trường làm việc thân thiện, tốt nhất cho khách thuê.
Năm là, Áp dụng phần mềm trong quản lý khách thuê: Với đặc thù công tác cho thuê nhà là quản lý nhiều khách thuê với công việc phát sinh hàng tháng rất nhiều và phức tạp: thu tiền thuê văn phòng, tiền điện, nước, phí dịch vụ, tiền xe… Nếu triển khai theo phương pháp quản lý thông thường thì phải sử dụng rất nhiều người và rất dễ nhầm lẫn, sai sót, gây hiểu lầm không đáng có với khách hàng. Do đó, việc áp dụng phần mềm sẽ giúp cho bộ phận quản lý khách thuê thu đúng, thu đủ và thuận tiện, khoa học trong quá trình phối hợp thu các khoản thu phát sinh hàng tháng của khách thuê. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách thuê cũng giúp đơn vị quản lý vận hành tiếp nhận được nhanh chóng các phản ánh của khách thuê đối với chất lượng các dịch vụ được cung cấp tại dự án để kịp thời điều chỉnh.
Sáu là, Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động của các đơn vị quản lý vận hành sau đầu tư.
